Surat suara dimasukkan ke dalam mesin melalui baki pengumpan, yang dapat menampung hingga500 surat suarapada suatu waktu.Baki pengumpan memiliki sensor yang mendeteksi jumlah surat suara dan menyesuaikan kecepatannya.Baki pengumpan juga memiliki pemisah yang mencegah masuknya banyak surat suaramemasuki mesin sekaligus.

Mesin tersebut memindai surat suara dengan kamera beresolusi tinggi, dan mengenali tanda, karakter, atau kode batang pada surat suara tersebut.Kamera memiliki sumber cahaya internal yang memastikan gambar surat suara jelas.Mesin tersebut menggunakan algoritma canggih untuk mengidentifikasi pilihan pemungutan suara dan kandidat pada surat suara, dan mengubahnya menjadi data digital.

Mesin tersebut menghitung suara sesuai dengan aturan dan kriteria yang telah ditentukan, dan menolak surat suara yang tidak sah, seperti surat suara kosong, suara berlebih, suara kurang, atau rusak.Mesin tersebut memiliki sistem verifikasi yang memeriksa keakuratan dan konsistensi data, serta memperingatkan operator jika ada ketidaksesuaian atau kesalahan.Mesin ini juga memiliki sistem cadangan yang mencatat data jika listrik padam atau tidak berfungsi.

 Mesin akan memilah surat suaratempat sampah yang berbeda, seperti valid, tidak valid, ditolak, atau disengketakan, dan mengeluarkannya ke dalam baki yang sesuai.Mesin tersebut memiliki mekanisme penyortiran yang menggunakan tekanan udara dan roller untuk memindahkan surat suara ke tempat sampah yang sesuai.Mesin tersebut juga memiliki tampilan yang menunjukkan jumlah dan persentase surat suara di setiap kotak.

Mesin ini menghasilkan dan mencetak berbagai laporan, seperti penghitungan suara, statistik, log audit, dan gambar pindaian surat suara, dan menampilkannya pada layar sentuh atau monitor.Mesin tersebut memiliki printer yang dapat mencetak laporan pada kertas atau kertas thermal.Mesin ini juga memiliki layar sentuh atau keyboard yang memungkinkan operator melihat, mengedit, atau mengekspor laporan dalam berbagai format, seperti PDF, CSV, atau XML.

Mesin ini menyimpan data dan gambar surat suara yang dipindai dalam format yang aman dan terenkripsi, dan mengirimkannya ke server pusat melalui jaringan atau perangkat USB.Mesin ini memiliki kartu memori yang dapat menyimpan data dan gambar hingga 32 GB.Mesin ini juga memiliki antarmuka jaringan atau port USB yang memungkinkan data dan gambar ditransfer ke server pusat atau perangkat eksternal.

Mesin ini dapat dioperasikan dengan layar sentuh atau keyboard, dan memiliki antarmuka ramah pengguna yang mendukung berbagai bahasa.Mesin ini memiliki layar sentuh atau keyboard yang memungkinkan operator mengontrol fungsi dan pengaturan mesin, seperti memulai, menghentikan, menjeda, melanjutkan, mengatur ulang, atau menguji.Mesin ini juga memiliki antarmuka yang mendukung berbagai bahasa, seperti Inggris, Cina, Spanyol, atau Prancis.

Mesin dapat dihubungkan ke perangkat lain, seperti printer, pemindai, atau monitor, melalui port USB atau HDMI.Mesin ini memiliki port USB yang memungkinkan koneksi perangkat eksternal, seperti printer, pemindai, atau flash drive.Mesin ini juga memiliki port HDMI yang memungkinkan sambungan monitor atau proyektor eksternal.